Weryfikacja kontrahentów

Każdy przedsiębiorca okresowo staje przed koniecznością sprawdzenia rzetelności kontrahentów, zwłaszcza gdy chodzi o zawarcie umowy lub dokonanie innej transakcji gospodarczej z firmą, z którą planuje współpracować po raz pierwszy. Niestety, nierzadkie są przypadki, gdy sprzedawca oferuje towar po korzystnej cenie pod warunkiem przedpłaty, ale po otrzymaniu pieniędzy nie wykonuje swoich zobowiązań; następnie poszkodowany kupujący, po wniesieniu pozwu do sądu, uzyskuje wyrok zasądzający zwrot środków od nieuczciwego sprzedawcy, lecz faktycznie nie może ich odzyskać, ponieważ okazuje się, że taki nieuczciwy kontrahent poza wielomilionowymi długami z innych spraw sądowych nie ma nic, a przedpłata była żądana wyłącznie w celu przejęcia pieniędzy nieostrożnego kupującego, co stanowi utrwalony sposób działania takiego kontrahenta. W rezultacie środki zapłacone jako przedpłata przepadają bezpowrotnie. Tej nieprzyjemnej sytuacji można by jednak uniknąć, gdyby kupujący sprawdził wiarygodność swojego potencjalnego kontrahenta – uzyskałby wówczas informację na przykład o toczących się przeciwko niemu sprawach o zapłatę długów i zrezygnowałby z zawarcia umowy albo przynajmniej uzgodnił zmianę warunków rozliczeń na płatność po otrzymaniu towaru.

Ponadto osoba zawierająca czynność prawną w imieniu kontrahenta musi mieć niezbędny zakres umocowania do dokonania takiej czynności w imieniu podmiotu będącego drugą stroną umowy. Nierzadko zdarza się, że w imieniu dużego przedsiębiorstwa przemysłowego lub sieci handlowej umowę zawiera nie kierownik, który co do zasady podpisuje umowy bez pełnomocnictwa, lecz dyrektor handlowy, kierownik działu sprzedaży lub inna osoba funkcyjna przedsiębiorstwa. W takich przypadkach w preambułach umów wskazuje się, że osoby te działają na podstawie pełnomocnictwa. Niestety, druga strona umowy nie zawsze żąda kopii takiego pełnomocnictwa, aby upewnić się, czy dana osoba rzeczywiście ma prawo zawrzeć umowę i czy pełnomocnictwo nie wygasło. Nawet kierownicy – dyrektorzy, prezesi zarządów, będący najwyższymi osobami funkcyjnymi – nie zawsze mają prawo podpisywać dowolne umowy bez ograniczeń. Nierzadko statuty przedsiębiorstw zawierają postanowienia, zgodnie z którymi transakcje przekraczające określoną kwotę wymagają uprzedniej pisemnej zgody, na przykład rady nadzorczej w spółce akcyjnej lub zgromadzenia wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Istnieje zatem ryzyko, że w imieniu podmiotu zawierającego czynność prawną umowę podpisze osoba nieumocowana, co stanowi podstawę do uznania umowy za nieważną.

Również w stosunkach podatkowych obowiązuje obecnie doktryna należytej staranności podatkowej, zgodnie z którą podatnik zawierający umowę powinien dołożyć określonych starań, aby sprawdzić rzetelność podatkową kontrahenta. To od działań weryfikacyjnych zależy dalsze faktyczne wykonanie takich umów, osiągnięcie zysku oraz prawo do określonych preferencji, w szczególności do ukształtowania kredytu podatkowego z tytułu VAT. Nieudowodnienie faktycznego przeprowadzenia transakcji gospodarczej pozbawia w oczach organów podatkowych dokumenty źródłowe znaczenia prawnego dla celów korzyści podatkowej, a kupującego – prawa do tej korzyści, nawet jeśli dokumenty źródłowe są prawidłowo sporządzone co do zewnętrznych cech i formy, lecz nierzetelne, a przez to wadliwe prawnie. Dlatego, jeśli zawarli Państwo umowę dostawy towaru z kontrahentem, który nie składa sprawozdań podatkowych, a cały personel sprzedawcy to jedna osoba – dyrektor, istnieje niemal stuprocentowe prawdopodobieństwo, że organy podatkowe w trakcie kontroli uznają taką transakcję za fikcyjną i wydadzą decyzję podatkową, którą pozbawią Państwa przedsiębiorstwo kredytu podatkowego z tytułu podatku od wartości dodanej, ukształtowanego w wyniku zakupu towaru od takiego kontrahenta. Orzecznictwo sądowe w tym zakresie, w tym orzeczenia Sądu Najwyższego, wychodzi z założenia, że podatnik przy wyborze kontrahenta i zawieraniu z nim umów powinien kierować się należytą starannością, a w razie niepodjęcia odpowiednich działań może ponieść negatywne konsekwencje podatkowe. Weryfikacja kontrahentów przed zawarciem umowy jest więc celowa również ze względów podatkowych.

Dlatego na początku współpracy z nowym partnerem bardzo ważne jest zachowanie należytej staranności gospodarczej i podatkowej poprzez sprawdzenie go w dostępnych bazach danych lub zlecenie adwokatom usługi „weryfikacja kontrahentów”. Wykorzystując nasze udane doświadczenie w obronie interesów klientów, opracowaliśmy sprawdzony zestaw działań mających na celu zabezpieczenie materiału dowodowego potwierdzającego zachowanie przez klienta należytej staranności podatkowej.